Eine jüngste Studie des renommierten Fraunhofer-Instituts für Produktionstechnik und Automatisierung (IAO) zum „schlanken Büro“ hat ergeben, dass fast 10% der Arbeitszeit durch fehlende Ordnung auf dem eigenen Schreibtisch verloren gehen. Nun ist es natürlich einfach menschlich in kürzester Zeit für ein gewisses Chaos zu sorgen, und so liegt dann halt schnell der Kugelschreiber verborgen unter einem Stapel von Dokumenten, auf welchen wiederum ein halb aufgeschlagenes Buch liegt, der Radiergummi ist auch irgendwo in der Schublade verloren gegangen,… irgendwie passiert es halt. Einer der Gründe dafür liegt ganz sicher in fehlender Organisation, denn Ordnung zu schaffen sollte durchdacht sein, was wiederum bedeutet, dass alles seinen festen Platz haben sollte. Während in Firmen eine gewisse Standardisierung sicherlich sinnvoll ist, gerade auch bei wechselnden Arbeitsplätzen in modernen Büros, sodass ein jeder einen gewohnten Büroplatz vorfindet, unabhängig davon, wo man gerade gebraucht wird, sind wir im Privatbereich oder wenn wir von zuhause arbeiten, dann glücklicherweise doch etwas freier und können uns unsere eigene Vorgehensweise gestalten. Dennoch lohnt sich, auch hier Ordnung ins Chaos zu bringen.

Vielleicht bis du auch jemand, der er es einfach nicht schafft, trotz guter Vorsätze Ordnung in dein System zu bringen? Unordnung und das Gefühl nicht alles erledigt zu haben, kann durchaus Stress verursachen und für schlaflose Nächte sorgen. Hier ein paar kleine Tipps, die dir helfen:

Tipps für mehr Ordnung auf dem Schreibtisch

• Büro – Container für Stifte & Co sind praktisch, aber nur, wenn Kugelschreiber und Co. dort auch landen. Zudem sollte man von Zeit zu Zeit prüfen, welche der Stifte überhaupt noch funktionieren. Nicht – Funktionierendes gehört in den Abfall, um die Anzahl überschaubar zu halten.
• Ablageschalen für Dokumente helfen dabei, Ordnung ins tägliche Chaos zu bringen. Auf dem Schreibtisch gehören aber maximal zwei oder drei. Eine davon sollte all die Vorgänge aufnehmen, welche noch zu erledigen sind, die andere Ablagebox all dies, was bereit erledigt ist. Den Eingang könnte man eventuell noch aufspalten, in „Sofort“ und „Demnächst“. Die Ablageschale, welche die erledigten Vorgänge enthält, sollte natürlich von Zeit zu Zeit geleert werden, sodass die bereits bearbeiteten Dokumente in die entsprechenden Ordner oder sonstigen Ablagesysteme wandern.
• Sofern möglich sollte der Schreibtisch immer nur den aktuellen Vorgang beherbergen. Allerdings gehört Multitasking nicht nur zu den Funktionsprinzipien eines modernen Betriebssystems, sondern auch zum modernen Menschen. Zumindest sollte man hier versuchen, die entsprechenden Dokumente zusammenzuhalten.
• Notizblöcke sind sehr praktisch, immer den kleinen weißen oder gelben Zettel zur Hand, mal schnell was notiert und dann schön systematisch über den ganzen Schreibtisch verteilt :) Hier hilft nur Disziplin. Am Besten man hat einen zweiten Container, der bereits Beschriebenes enthält. Wichtiges gehört so oder so an eine Pinnwand oder in entsprechende Organizer oder Software.
• Tools wie Locher, Schere, Klebeband und anderes gehört in den Schreibtisch. Gewöhne dir an nach Gebrauch diese wieder dorthin zu bewegen.
• Beschriftung: Ablagen, Container, sogar Schreibtischschubladen sollten möglichst beschriftet werden, sodass wir ständig wissen, was wohin gehört.

Alles, was nicht zugeordnet werden kann

Ein sehr großes Problem stellen meist die Dokumente und sonstigen Dinge dar, von denen man nicht weiß, ob man diese braucht. Trotz Digitalisierung sind wir diesen Papierbergen scheinbar hilflos ausgeliefert. Tipp: alles, was nicht klar ist, einfach in eine Box. Diese routinemäßig prüfen und was nach einer vorgegebenen Zeit immer noch nicht gebraucht oder vermisst wurde, in die Papiertonne. Auch wenn es manchmal schwerfällt: wir können einfach nicht alles aufbewahren.

Ordnung unterwegs

Unterwegs hilft ein klassischer Helfer wie eine Konferenzmappe ungemein, denn auch in Zeiten von Tablets oder Mobiltelefonen kommen wir um den Transport von Unterlagen in Papierform einfach nicht herum und oft ist ein Blatt Papier auch einfach komfortabler. Ob wir nun Schüler oder Studenten sind, häufig zu Meetings müssen, im Vertrieb arbeiten – eine vernünftige Konferenzmappe sorgt hier für Ordnung und sie sieht zudem sehr chic aus und wertet uns so nach außen auf.

Konferenzmappen gibt es in verschiedenen Ausstattungen, bieten aber immer viele verschiedene Steckfächer für Stifte, Taschenrechner, Einschubfächer für Dokumente, Notizblock, Visitenkarten oder gar Handy und mehr. Zudem bieten Konferenzmappen wichtigen Dokumenten auch Schutz bei feuchtem Wetter.

Aber auch beim mobilen Büro sollte man – je nach Ausstattung – natürlich versuchen die angebotenen Möglichkeiten auch sinnvoll zu nutzen und auch hier sollten Stifte und Papiervorrat vor jedem wichtigen Termin auf Funktionsfähigkeit und ausreichendem Angebot geprüft werden.

Ob Ordnung auf dem Schreibtisch oder mobil, es verlangt etwas Disziplin und auch etwas Planung. Dafür ermöglicht uns ein wenig Konsequenz und Disziplin unsere tägliche Arbeit effizienter und schneller erledigen zu können, wodurch wir am Ende mit mehr Erfolg und mit mehr Zeit belohnt werden.